Mají zaměstnanci nárok na náhradu nákladů při práci z domova? Může si zaměstnavatel v dohodě určit, že žádné náhrady nebude poskytovat? A jak je to s poskytováním stravenek? Odpovědět můžeme stručně: a) ano, b) za určitých podmínek ano – ale raději podrobněji… Přes rozmáhající se praxi na práci z domova (tzv. home office) nějak zapomněl zákoník práce (dále jen „ZP”), který je spíše normou minulého století. A přitom právě v těchto dnech je toto pracovní uspořádání více než užitečné. Není pochyb, že jej zákoník práce umožňuje, jak vyplývá z § 2 ZP, podle kterého lze závislou práci vykonávat nejen na pracovišti zaměstnavatele, ale popřípadě „na jiném dohodnutém místě”, tedy třeba i v místě bydliště zaměstnance. Změna místa výkonu práce vyžaduje souhlas (dohodu) obou stran; zaměstnavatel práci doma nemůže nařídit, a ani zaměstnanec si ji nemůže prosadit proti jeho vůli. Jediným ustanovením, které se této problematiky výslovně týká, je § 317 ZP. Dopadá však pouze na situaci, kdy si zaměstnanec při práci z domova – podle dohodnutých podmínek – sám rozvrhuje pracovní dobu, což nicméně nezbavuje zaměstnavatele povinnosti vést evidenci pracovní doby. Což prakticky řečeno znamená, že si určuje, kdy bude pracovat a zaměstnavatel nemá možnost jeho volbu omezovat. Smluvní strany si ale patrně mohou v přiměřeném rozsahu – aby se stále ještě jednalo o situaci, kdy si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu – sjednat, že zaměstnanec bude v určitou stálou hodinu dostupný pro účely pracovní komunikace. Snad s výjimkou ryze individuálních kreativních zaměstnanců ale obvykle zaměstnavatel požaduje, aby zaměstnanec i při práci doma dodržoval standardní zaměstnavatelem rozvrženou pracovní dobu. Důvody jsou ryze praktické – zájem, aby byl domácký zaměstnanec k zastižení od svých kolegů a nadřízených, zákazníků a obchodních partnerů zaměstnavatele. V takovém případě se ovšem zmíněné ustanovení, resp. výjimky uvedené v § 317 ZP, vůbec neuplatní a tito domáčtí pracovníci mají standardní právo na veškeré příplatky ke mzdě. I v těchto případech platí obecná zásada § 2 ZP, že závislá práce (zaměstnání) musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele. Prakticky řečeno, všechny výdaje vynaložené zaměstnancem z důvodu jeho práce doma by mu měl zaměstnavatel proplatit (nahradit). To bývá nejčastějším „jablkem sváru”. I když zaměstnanec vykonává závislou práci doma, tak tato slouží pouze potřebám jeho zaměstnavatele. Přičemž § 2 ZP prakticky odpovídá tradičnímu, tzv. hospodskému rčení: „Kdo poroučí, ten platí!” Jestliže tedy určité výdaje zaměstnanec vynaložil za zaměstnavatele, respektive v jeho zájmu, pak je povinen mu je nahradit. To upřesňuje § 151 ZP: „Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce (…)”. Načež se další paragrafy věnují převážně náhradám cestovních výdajů (stravné, jízdné, nocležné apod.) a jen § 190 ZP pamatuje na náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce: • Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek. • Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na používání motorového vozidla, u kterého se poskytování náhrad řídí § 157 až 160. Zaměstnavatel tak musí poskytovat zaměstnanci náhrady za opotřebení jeho hmotného movitého majetku, který podle pokynů zaměstnavatele využívá při závislé práci. Výjimka v odstavci 2 se týká motorových vozidel, u nichž se náhrady za opotřebení řídí speciální právní úpravou jízdních cestovních náhrad. Podstatné je, aby s použitím dané věci zaměstnavatel souhlasil, nemůže jít o jednostrannou volbu zaměstnance (aby si náhradami vylepšit výplatu). Závislá práce je totiž zásadně vykonávána podle pokynů zaměstnavatele, který může usoudit, že nežli platit náhrady za majetek zaměstnance, tak mu raději poskytne pro práci na domácím pracovišti vlastní notebook apod. Náhrady by se měly týkat jen věci prokazatelně sloužících k výkonu práce (přímo či nepřímo), což asi nebude gauč a postel, kde zaměstnanec odpočívá a čeká na inspiraci. Náhrady za opotřebení majetku zaměstnance najdeme mezi příjmy ze závislé činnosti, které nejsou předmětem daně z příjmů dle § 6 odst. 7 písm. d) ZDP, takže uniknou i pojistnému: „Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně, … dále nejsou … d) náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce, …” Daňově výhodná situace panuje i na straně zaměstnavatele, kde jsou náhrady za opotřebení daňovým výdajem (nákladem) podle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, tedy protože jde o „výdaje (náklady), k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštních zákonů”, a to konkrétně dle výše citovaného § 190 ZP. V případě že jsou tyto náhrady výdajů hrazené v paušální výši, jsou pro zaměstnavatele daňově účinné podle § 24 odst. 2 písm. x) ZDP. Ovšem při výkonu závislé činnosti v bydlišti zaměstnanci nevznikají pouze výdaje z titulu opotřebení movitých věcí, které takto přímo využívá (např. počítač, stůl, lampa, knihy, mobil). Podmínkou výkonu práce je přirozeně dále rovněž elektrická energie pohánějící nejrůznější technické zázraky. Prakticky řečeno, v souvislosti s home office zaměstnanci vznikají i provozní výdaje za elektrickou energii, vytápění, telekomunikační služby, internet, vodné a stočné. Diskutabilní mohou být výlohy spojené s úklidem domácí kanceláře – ať už si je zaměstnanec zajišťuje svépomocí (takže jde zejména o čisticí prostředky) nebo zvolí pohodlnější (lenivější) způsob vyžití specializované úklidové firmy. Z § 2 odst. 2 ZP vyplývá, že by zaměstnavatel měl kompenzovat i takovéto provozní výdaje vynaložené zaměstnancem v souvislosti s výkonem práce z domova: „Závislá práce musí být vykonávána… na náklady zaměstnavatele.” Jak ovšem tyto náhrady výdajů posoudit daňově? Zde již totiž nejde o náhrady za opotřebení ve smyslu § 6 odst. 7 písm. d) ZDP. Naštěstí je můžeme zařadit pod hned následující písmeno e) dtto, podle kterého nejsou předmětem daně: „povinná plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce stanovená právním předpisem.” Podle důvodové zprávy k návrhu příslušné novely ZDP jde zejména o náklady zaměstnavatele, ze kterých zaměstnanci nemají žádný majetkový prospěch, tj. náklady vynaložené na vybavení, na pracovní nástroje, na osvětlení, otop a bezpečnostní a hygienické zabezpečení pracoviště, zdravotní prohlídky a povinná očkování, které je povinen hradit zaměstnavatel apod. To navazuje na § 1a odst. 1 písm. b) ZP a § 38 odst. 1 písm. a) ZP, podle nichž zaměstnavatel poskytuje uspokojivé a bezpečné pracovní podmínky pro výkon práce a vytváří podmínky pro plnění pracovních úkolů a dodržuje ostatní stanovené pracovní podmínky. Jak vyčíslit konkrétní výši kompenzace provozních výdajů, nabízí rozsudek Nejvyššího správního soudu č. j. 5 Afs 68/2007: „Vhodným měřítkem pro posouzení náhrad by měl být rozsah nákladů, které je možné uznat jako daňově uznatelné u osoby, která by ve stejné situaci byla osobou samostatně výdělečně činnou.” Na rozdíl od náhrad za opotřebení ovšem není přípustná paušalizace těchto provozních výloh, ani jejich vyčíslení znaleckým posudkem. To vyplývá z nedávného příspěvku projednaného dne 20. 11. 2019 na koordinační výbor, což je uznávané jednání zástupců finanční správy a daňových poradců, č. 546/26.06.19 „Daňové souvislosti práce z domova (home office)”; dokument je možno najít na webu Finanční správy ČR. Zmíněné odborné jednání se věnovalo rovněž 2. dotazu - příspěvku zaměstnavatele na tzv. závodní stravování zaměstnanců, když pracují doma. Závěrečné stanovisko Finanční správy je následující: „Podle bodu 4 § 24 odst. 2 písm. j) ZDP jsou zde vymezené výdaje na pracovní a sociální podmínky daňově uznatelné, přitom jednou z nezbytných podmínek je přítomnost zaměstnance v práci během stanovené směny trvající alespoň 3 hodiny. V situaci, kdy zaměstnanec pracuje v režimu § 317 ZP (tzn. nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje), je rozhodující, zda lze v těchto případech stanovit směnu, kterou se podle § 78 odst. 1 písm. c) ZP rozumí část týdenní pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn odpracovat. Pokud lze v souladu se zákoníkem práce v těchto případech směnu stanovit a příspěvek na stravování naplní podmínky bodu 4 § 24 odst. 2 písm. j) ZDP, lze tento náklad u zaměstnavatele považovat za daňově uznatelný